Genau hier setzt Leasy an: Mit der digitalen Lösung lassen sich Wartungs- und Inspektionsverträge einfach anlegen, zentral verwalten und jederzeit nachvollziehen. Kunden profitieren von planbaren Zahlungen, während der Service weniger Zeit für administrative Aufgaben benötigt.
Wenn eine einfache Wartung unnötig kompliziert wird
Ein Kunde vereinbart einen Werkstatttermin und möchte wissen, welche Leistungen durch seinen Wartungs- und Inspektionsvertrag abgedeckt sind. Wann wurde der Vertrag abgeschlossen? Wie lange läuft er noch? Welche Leistungen wurden bereits genutzt? Und ist die bevorstehende Wartung Bestandteil der Vereinbarung?Liegen diese Informationen in unterschiedlichen Systemen, Dokumenten oder Tabellen, beginnt für den Servicemitarbeiter die Suche. Rückfragen entstehen, Unterlagen müssen geprüft und Informationen manuell zusammengeführt werden. Das kostet Zeit – sowohl am Servicearbeitsplatz als auch im Gespräch mit dem Kunden.
Auch die Erstellung eines neuen Vertrages kann unnötig aufwendig sein, wenn Vertragsdaten mehrfach übertragen, Dokumente manuell erstellt und Aufträge anschließend separat im vorhandenen Händlersystem angelegt werden müssen.
Leasy bündelt diese Abläufe in einer zentralen Anwendung.
Wartungs- und Inspektionsverträge einfach anlegen
Mit Leasy können Servicemitarbeitende einen neuen Wartungs- und Inspektionsvertrag direkt im Programm erfassen. Die benötigten Kunden-, Fahrzeug- und Vertragsdaten werden strukturiert hinterlegt und stehen anschließend zentral zur Verfügung.Aus den erfassten Informationen wird der passende Vertrag automatisch erstellt. Je nach eingesetztem Tarif kann Leasy darüber hinaus die zugehörigen Aufträge automatisch in VaudisX anlegen und Vertragsdaten für das Controlling exportieren. Dadurch werden wiederkehrende manuelle Arbeitsschritte reduziert und Informationen müssen nicht mehrfach in unterschiedlichen Systemen eingegeben werden.
Für den Service bedeutet das:
- Verträge können schnell und nachvollziehbar angelegt werden.
- Vertragsinformationen sind zentral verfügbar.
- Wiederkehrende Eingaben und Übertragungen werden reduziert.
- Der aktuelle Vertragsstatus lässt sich jederzeit prüfen.
- Nachgelagerte Prozesse können automatisiert angestoßen werden.
So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe: die persönliche Betreuung des Kunden.
„Mit Leasy können wir Wartungs- und Inspektionsverträge direkt im Kundengespräch anlegen. Alle relevanten Informationen sind anschließend zentral verfügbar, sodass wir den Vertragsstatus jederzeit schnell und zuverlässig prüfen können.“
Kresten Jürgensen, Serviceberater Cupra / Seat
Planbare Wartungskosten statt einzelner Werkstattrechnungen
Leasy vereinfacht nicht nur die internen Abläufe im Autohaus. Auch für Kunden bietet ein Wartungs- und Inspektionsvertrag einen klaren Vorteil: Die vereinbarten Leistungen werden über den Vertrag abgedeckt, sodass nicht jede enthaltene Wartung einzeln bezahlt werden muss.Statt bei jedem Werkstattbesuch erneut mit einer größeren Rechnung rechnen zu müssen, erhalten Kunden eine besser planbare Kostenstruktur. Die regelmäßigen Wartungen werden dadurch nicht vermieden oder aufgeschoben, sondern von Anfang an in die Fahrzeugkosten einbezogen.
Das schafft Sicherheit und erleichtert die langfristige Kalkulation – besonders bei Fahrzeugen, die über mehrere Jahre genutzt werden.
Für Kunden ergeben sich dadurch insbesondere folgende Vorteile:
- Wartungs- und Inspektionskosten werden besser planbar.
- Enthaltene Leistungen müssen nicht bei jedem Termin erneut einzeln bezahlt werden.
- Der Leistungsumfang wird vertraglich festgehalten.
- Der aktuelle Vertragsstatus kann durch den Service schnell geprüft werden.
- Regelmäßige Wartung wird unkomplizierter in die laufenden Fahrzeugkosten integriert.
Ein Wartungsvertrag wird damit nicht nur zu einem zusätzlichen Produkt, sondern zu einem Bestandteil einer verlässlichen und langfristigen Kundenbetreuung.
Schnelle Auskunft direkt im Kundengespräch
Ein guter Kundenservice zeigt sich häufig in kleinen Momenten. Fragt ein Kunde telefonisch oder vor Ort nach seinem Vertrag, sollte die Antwort nicht erst nach mehreren Rückfragen oder einer längeren Suche erfolgen.In Leasy können berechtigte Mitarbeitende den jeweiligen Vertrag aufrufen und den aktuellen Status prüfen. Dadurch ist schnell ersichtlich, ob ein Vertrag aktiv ist und welche Vertragsinformationen hinterlegt wurden.
Das verbessert die Auskunftsfähigkeit des Serviceteams und reduziert Unsicherheiten im Gespräch. Der Kunde erhält schneller eine verlässliche Antwort, während der Mitarbeiter nicht zwischen verschiedenen Ablagen oder Systemen wechseln muss.
Eine zentrale Datenbasis sorgt außerdem dafür, dass alle Beteiligten mit demselben Informationsstand arbeiten. Das verringert Missverständnisse und macht Vertragsvorgänge auch bei einem Wechsel der zuständigen Ansprechperson nachvollziehbar.
"Ein großer Vorteil für mich ist die Übersicht. Der Kunde kann seinen Vertrag jederzeit transparent selbst einsehen, was das Vertrauen zum Kunden stärkt. Das spart Rückfragen und macht das Kundengespräch deutlich einfacher."
Rasmus Zander, Verkauf Volkswagen Neuwagen
Weniger doppelte Arbeit durch automatisierte Prozesse
Die reine Vertragserstellung ist nur ein Teil des Gesamtprozesses. Nach dem Abschluss müssen Informationen häufig an weitere Systeme oder Abteilungen übergeben werden. Werden diese Schritte manuell durchgeführt, entstehen zusätzliche Aufwände und mögliche Übertragungsfehler.Leasy kann abhängig vom gewählten Funktionsumfang mehrere dieser Schritte miteinander verbinden. Dazu gehören die automatische Vertragserstellung, die Anlage passender Aufträge in VaudisX sowie der Export der Vertragsdaten für das Controlling. Auch eine Anmeldung über Single Sign-on kann in der umfangreichsten Variante genutzt werden.
Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess:
- Der Servicemitarbeiter erfasst die notwendigen Vertragsdaten.
- Leasy erstellt den Wartungs- und Inspektionsvertrag.
- Der Vertrag wird zentral gespeichert und kann jederzeit eingesehen werden.
- Nachgelagerte Aufträge und Datenexporte werden abhängig von der Konfiguration automatisiert erstellt.
- Service und Controlling arbeiten mit einer gemeinsamen, nachvollziehbaren Datengrundlage.
So werden Medienbrüche reduziert und standardisierte Abläufe geschaffen, ohne dass Mitarbeitende ihre Aufmerksamkeit auf zahlreiche einzelne Arbeitsschritte verteilen müssen.
Aus dem Arbeitsalltag für den Arbeitsalltag
Leasy ist keine abstrakte Verwaltungslösung, sondern wurde für einen konkreten Anwendungsfall im Autohaus entwickelt: Wartungs- und Inspektionsverträge sollen für den Service leicht zu erstellen, zuverlässig zu verwalten und jederzeit abrufbar sein.Im Mittelpunkt stehen deshalb nicht möglichst viele Funktionen, sondern die Abläufe, die im täglichen Kundenkontakt tatsächlich benötigt werden.
Der Servicemitarbeiter soll einen Vertrag ohne komplizierte Zwischenschritte anlegen können. Vertragsinformationen sollen dort verfügbar sein, wo sie gebraucht werden. Und Kunden sollen von einem verständlichen Vertragsmodell mit planbaren Wartungskosten profitieren.
Dieser praxisnahe Ansatz entspricht auch der grundsätzlichen Ausrichtung der Lösungen von LF8-Systems: Funktionen entstehen aus realen Anforderungen des betrieblichen Alltags und werden für konkrete Prozesse entwickelt.
Der Nutzen für Werkstatt und Service
Digitalisierung ist im Service dann erfolgreich, wenn sie Abläufe nicht nur anders, sondern tatsächlich einfacher macht.Weniger Verwaltungsaufwand:
Verträge werden strukturiert erfasst und automatisch erstellt. Wiederkehrende manuelle Schritte lassen sich reduzieren.
Mehr Übersicht:
Vertragsinformationen und Statusangaben stehen zentral zur Verfügung und können jederzeit aufgerufen werden.
Schnellere Kundenbetreuung:
Fragen zu einem Wartungsvertrag lassen sich direkt und auf Grundlage der hinterlegten Daten beantworten.
Planbare Kosten für Kunden:
Enthaltene Wartungs- und Inspektionsleistungen müssen nicht bei jedem Werkstattbesuch erneut einzeln bezahlt werden.
Einheitliche Prozesse:
Die automatische Erstellung von Verträgen, Aufträgen und Exporten sorgt für nachvollziehbare und wiederholbare Abläufe.
Weniger Übertragungsfehler:
Wenn Informationen nicht mehrfach manuell in verschiedene Systeme übertragen werden müssen, sinkt das Risiko fehlerhafter oder unvollständiger Datensätze.
Mehr Zeit für das, was im Service zählt
Ein Wartungs- und Inspektionsvertrag soll Kunden Sicherheit bieten und nicht für zusätzliche Komplexität im Service sorgen. Damit das gelingt, müssen Vertragsabschluss, Verwaltung und Statusprüfung möglichst einfach ineinandergreifen.Leasy schafft dafür eine zentrale digitale Grundlage. Servicemitarbeitende können Verträge unkompliziert anlegen und jederzeit den aktuellen Stand prüfen. Gleichzeitig erhalten Kunden eine planbare Lösung für regelmäßig anfallende Wartungs- und Inspektionsleistungen.
Das Ergebnis ist weniger Verwaltungsarbeit hinter dem Servicearbeitsplatz und mehr Zeit für eine persönliche, verlässliche Kundenbetreuung.
Der nächste Schritt zum digitalen Vertragsmanagement
Nicht jeder Betrieb benötigt denselben Funktionsumfang. Entscheidend ist, wie viele Verträge verwaltet werden, welche Vertragslaufzeiten angeboten werden und welche vorhandenen Systeme in den Prozess eingebunden werden sollen.Leasy steht deshalb mit unterschiedlichen Funktionsumfängen zur Verfügung – von der grundlegenden digitalen Vertragsverwaltung bis zur automatischen Auftragserstellung, zum Controlling-Export und zur Einbindung über Single Sign-on.
Beschreiben Sie uns Ihre aktuellen Abläufe im Service. Gemeinsam prüfen wir, wie Leasy Ihre Vertragsverwaltung vereinfachen und Ihre Mitarbeitenden im Tagesgeschäft entlasten kann.
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